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domenica, 19 Maggio 2024

Partecipazione ad una fiera di settore: guida all’organizzazione perfetta

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Giulia Zanotti
Giulia Zanotti
Giornalista dal 2012, muove i suoi primi passi nel mondo dell'informazione all'interno della redazione di Nuova Società. Laureata in Culture Moderne Comparate, con una tesi sul New Journalism americano. Direttore responsabile di Nuova Società dal 2020.

Chi vive a Torino e segue gli eventi di Lingotto Fiere sa quanto la presenza di uno spazio espositivo fieristico possa cambiare il volto di una città. Chi invece fa impresa sa che le fiere sono prima di tutto una grande opportunità di marketing, oltre che di scambio di idee e competenze.
Uno dei mezzi più efficaci per la promozione dei servizi/prodotti delle piccole e medie imprese rimane infatti la partecipazione alle fiere di settore. Le fiere specializzate rappresentano uno strumento fondamentale per ogni azienda, in quanto permettono di:

  • promuovere in modo diretto i servizi/prodotti offerti
  • ampliare il proprio bacino clienti/contatti
  • conquistare la fiducia dei consumatori
  • ampliare la propria rete di distributori, fornitori o di agenti
  • far conoscere il proprio marchio
  • affermare il proprio brand nel suo mercato di riferimento sia in Italia sia all’estero

La partecipazione ad un evento fieristico rappresenta un investimento per un’impresa ed è quindi importante che si scelga la fiera giusta, al fine di raggiungere il target al quale si vuole parlare.

Il consiglio: se un’azienda partecipa ad una fiera specialistica con l’obiettivo di accrescere le vendite per l’anno in corso, è necessario scegliere un evento che si svolga ad inizio anno, altrimenti non vi sarebbe tempo di capitalizzare l’investimento prima della chiusura del bilancio a fine anno. Al contrario, se l’obiettivo è l’acquisizione di più contatti per l’anno a venire, una fiera a fine anno è certamente la mossa migliore.

Tra gli aspetti da valutare ai fini della scelta di una buona fiera vi sono anche il bacino di utenze dell’evento e l’andamento delle precedenti edizioni. Naturalmente, affinché la partecipazione alla fiera sia un successo, occorre pianificare ogni aspetto dell’evento con scrupolosa attenzione, evitando le improvvisazioni.
L’aspetto principale da chiarire riguarda i costi relativi alla partecipazione. Quali sono i costi di una fiera di settore?

  • lo stand
  • il materiale espositivo e il suo trasferimento
  • il personale da coinvolgere e l’eventuale pernottamento
  • i costi accessori per le varie attività di sponsorizzazione (online ed offline)

Allestimento dello stand

Lo stand gioca un ruolo determinante, in quanto rappresenta il bigliettino da visita dell’azienda. Lo spazio espositivo dovrà dunque essere organizzato al meglio, senza trascurare alcun elemento.
Le dimensioni dello stand sono altrettanto importanti: meglio uno stand ridotto ma ben organizzato e strutturato in modo tale da invogliare gli avventori a fermarsi, invece di uno spazio espositivo enorme, freddo e dispersivo. É bene valutare le dimensioni dello stand a seconda di ciò che si propone: se si vendono servizi, sarà sufficiente uno spazio ridotto, mentre, se la vendita riguarda dei prodotti, sarà bene esporli adeguatamente in uno spazio di dimensioni adatte. Quando si pianifica uno spazio espositivo in fiera, bisogna fare attenzione a non scordare nulla. A tale riguardo, è buona norma stilare, qualche mese prima, una lista del materiale da portare, ricordandosi di contattare l’organizzazione della fiera per stabilire il momento in cui far recapitare il materiale in loco per l’allestimento dello stand. A proposito di logistica, anche il materiale pubblicitario deve essere scelto in modo che sia comodo da far pervenire sul luogo della fiera: è preferibile un espositore avvolgibile che viaggia tranquillamente in aereo ad un cartellone pubblicitario rigido o ad una stampa su plexiglass, ed è solo un esempio tra tanti.

Il fattore tempo: se si vuole compiere un’indagine accurata circa gli aspetti appena descritti, bisogna attivarsi per tempo, iniziando le valutazioni almeno sei mesi prima dalla data prevista per l’inizio della fiera.
Nella fase riguardante l’organizzazione pratica dell’evento, occorrerà identificare la figura di un responsabile che dovrà coordinare le varie attività e il personale operante nello stand, accertandosi di rispettare sempre i tempi stabiliti. Un aspetto importantissimo da pianificare riguarda dunque la costituzione del team.

                                                                       Chi mandare in fiera

La scelta del personale è determinante per il successo di uno stand in fiera, poiché un personale ben preparato e cortese si tradurrà in un’affluenza maggiore presso lo stand. I membri della squadra dovranno essere preparati, educati e disponibili, ma dovranno soprattutto mantenere un atteggiamento professionale agli occhi degli avventori. All’interno del team bisognerà identificare i seguenti ruoli:

  • coordinatore: è il responsabile dello stand ed ha il compito di controllare le attività e il comportamento del personale operante presso lo spazio espositivo. Può inoltre occuparsi di gestire i contatti
  • hostess: sono ragazze dotate di un buon portamento. Il loro compito è quello di curare i rapporti con il pubblico, descrivendo e mostrando i prodotti e/o servizi offerti dall’azienda, prendendo nota dei potenziali nuovi contatti
  • addetti social: è il personale preposto all’aggiornamento dell’evento in diretta. Gli operatori curano la presenza dell’azienda sui principali canali social attraverso la creazione di contenuti accattivanti e di qualità

La condivisione del proprio lavoro in fiera sui canali social è importantissima poiché consente all’azienda di completare il suo operato fieristico aumentando la visibilità del proprio marchio e di conseguenza la sua popolarità. Video, foto, interviste e infografiche serviranno a mostrare il modo in cui l’azienda si rivolge al pubblico. A fine evento, l’invio di messaggi di ringraziamento correlati da gadget regalo è una strategia efficace per essere ricordati positivamente dai propri clienti.

                                                                                   Link utili

A Torino uno degli spazi più noti per l’organizzazione di eventi fieristici è il Centro Lingotto fiere, dove si svolge il Salone Internazionale del Libro. Per prenotare uno spazio o ricevere informaizoni, è possibile consultare questa pagina.

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