Un lavoro più mobile, flessibile e produttivo richiede strumenti di lavoro smart, e i softphone rientrano di sicuro in questa categoria. Il nome deriva da Software Phone, cioè letteralmente software che permettono di telefonare, anche se rispetto ai telefoni tradizionali il ventaglio delle funzionalità appare molto più ricco e articolato.
I softphone si scaricano e si installano su PC o notebook oppure – se presenti nell’app store – su smartphone. In generale possono essere scaricati con qualunque sistema operativo e su qualunque dispositivo dotato di una connessione. Mentre per il PC sono necessarie le cuffie con microfono (con filo, cordless o Bluetooth), su smartphone e tablet non è necessario e si può usare il dispositivo come un normale telefono.
Rispetto ai telefoni tradizionali, i softphone offrono gli stessi vantaggi dei telefoni SIP, ma con una suite di funzionalità avanzate che la maggior parte dei telefoni tradizionali non ha.
Si va dall’inoltro di chiamata al trasferimento, dall’IVR alle teleconferenze a 3 o più vie.
Ma, anche rispetto ai telefoni SIP, i softphone hanno qualcosa in più, soprattutto se utilizzati da lavoratori con necessità di spostarsi spesso o da dipendenti che lavorano da casa.
I vantaggi aggiuntivi infatti sono moltissimi. Partiamo dalla comodità di utilizzare il PC o il notebook anche per le telefonate, integrando con facilità e con interventi tecnici di pochi minuti le rubriche o il CRM utilizzato in azienda.
Rispetto al telefono fisso SIP, ma anche rispetto ad un cordless SIP, l’interfaccia è più ricca e al tempo stesso semplice da usare: pensiamo alla differenza tra la possibilità di avere tutte le opzioni visibili su desktop e il dover navigare nel menù di un telefono senza consultare le istruzioni.
Rispetto alla cornetta tradizionale, si dispone sempre di mani libere, sebbene questo aspetto sia risolvibile attraverso l’utilizzo delle cuffie.
Se il telefono ha bisogno quasi sempre di una rete LAN, il softphone funziona anche su dispositivi collegati al Wi Fi o con connessione 3G e superiori. Insomma, la flessibilità è certamente maggiore, senza contare che le aziende che hanno già investito nell’acquisto dei PC non devono acquistare anche i telefoni. I softphone hanno spesso versioni freemium per l’utilizzo gratuito delle funzionalità di base. Ma, in ogni caso, sono più economici dei dispositivi telefonici.
Più costose sono invece le piattaforme di comunicazione integrata che inglobano softphone, CRM ed altre funzionalità avanzate. Le marche Skype e Cisco sono certamente le più conosciute, ma va detto che sono soprattutto le grandi aziende a preferire queste soluzioni, che solitamente vengono vendute a pacchetto anche con assistenza sistemistica e tecnica.
Al contrario, le piccole e medie aziende prediligono soluzioni più flessibili e decisamente meno dispendiose, ad esempio un centralino VoIP con cui far lavorare i propri dipendenti collegando dei telefoni SIP oppure utilizzando un softphone su pc e smartphone.
A proposito di smartphone e, in generale, di telefonia in mobilità, la possibilità di installare il softphone direttamente sul proprio device mobile è un altro vantaggio competitivo per chi sceglie questa soluzione, in quanto permette di offrire uno strumento poco costoso e versatile anche ai dipendenti o consulenti che lavorano in mobilità, basti pensare agli agenti commerciali. Inoltre, poiché tutti al momento dispongono di uno smartphone, si incentiva anche il fenomeno dello BYOD (Bring Your Own Device), ovvero del permettere ai dipendenti di utilizzare i propri device anche per lavoro, fattore che si traduce in un risparmio per l’azienda e al tempo stesso in un benefit per il dipendente.
Ma quali sono le applicazioni softphone più affidabili e diffuse? In base a una classifica elaborata dal provider di servizi IP OpenVOIP, i Softphone migliori sono X Lite, Zoiper e 3CX.
Vediamone le caratteristiche in breve.
Zoiper
Semplicissimo da installare sia su PC sia su smartphone, leggero e molto intuitivo, è certamente uno dei softphone più conosciuti.
Si può scaricare su Windows, Mac e Linux, oltre che su dispositivi Mobile. Nella versione base, che sostanzialmente permette solo di chiamare, la licenza è gratis, ma la versione premium ha comunque un costo molto basso considerate le ricche funzionalità. Zoiper offre anche servizi su misura per esigenze specifiche a cui le due versioni free o premium non rispondono. Una volta scaricata la licenza e installata l’applicazione sul proprio computer, funziona come un telefono da pc e permette anche di effettuare videochiamate e chiamate verso più numeri contemporaneamente. Dispone inoltre di autoprovisioning, chat, deviazione di chiamata, trasferimento cieco o con messaggio, indicatore di presenza, messa in attesa della chiamata, visualizzazione della durata della chiamata, call log, protezione con password, integrazione con i client di posta più diffusi, gestione fax e molto altro.
La qualità audio è garantita dalla riduzione dell’eco. Le funzionalità sono quelle tradizionali di un telefono SIP di ultima generazione, con la comodità di poterle utilizzare da desktop in maniera molto più semplice ed intuitiva.
Nella versione per smartphone, le funzionalità di base sono semplici da usare e disponibili anche in forma gratuita. L’installazione su smartphone da Google Play o dall’Apple Store è molto rapida. Inoltre, la configurazione si effettua in pochissimi passaggi e può essere ultimata con facilità anche da soli. L’app acquisisce automaticamente gli indirizzi della rubrica e fornisce una cronologia delle chiamate del tutto simile a quella del sistema operativo del vostro smartphone. Nella versione free sono presenti tutte le funzionalità di base e il tasto di registrazione delle chiamate – molto comodo – mentre, per accedere a funzionalità avanzate come la conferenza o il trasferimento di chiamata, è necessario passare all’account premium.
X Lite
Si tratta di una delle soluzioni di CounterPath ed è particolarmente adatto all’utilizzo da parte di privati e piccole aziende, anche perché è gratuito e molto semplice da configurare. CounterPath offre poi la versione full di X lite con Bria 5, a cui si può passare eventualmente con un upgrade.
X Lite è disponibile per Windows e Mac, mentre non esiste anche in formato app per mobile (disponibile solo per la suite completa Bria 5). Il client garantisce il pieno controllo dei parametri in uso, compresa la gestione della connessione internet.
X Lite è completo di tutte le funzioni di base per la gestione del proprio account SIP, presenta un’interfaccia abbastanza intuitiva, offre sia chiamate sia videochiamate e permette inoltre di effettuare conference call a 3 partecipanti. Disponibile la funzione per visualizzare la lista delle chiamate, l’indicatore di status, la chat e la configurazione della qualità audio (con riduzione dell’eco e dei rumori di sottofondo) e della risoluzione video.
Tutte le funzionalità di X Lite sono gestibili dal pannello opzioni: gli avvisi con suoni e con possibilità di alert per eventi e chiamate, la velocità di connessione internet, i codec utilizzati, la qualità della chiamata audio o video, la banda usata e molto altro ancora.
La configurazione di X Lite è piuttosto semplice ed intuitiva: basta premere il tasto “menu” situato sopra il tastierino numerico e configurare manualmente qualsiasi servizio di telefonia SIP, oltre alla possibilità di personalizzare a proprio piacimento il programma.
3CX
3CX è un softphone completamente gratuito per Windows che consente di utilizzare un PC con sistema operativo di casa Microsoft per effettuare chiamate con un operatore VoIP. Come gli altri softphone utilizzati, si installa con facilità. L’interfaccia è ritenuta un po’ grezza da molti utenti, ma la stabilità dell’applicazione e la perfetta integrazione con i sistemi Windows, che sono quelli più diffusi nelle aziende, hanno decretato il successo di questa soluzione.
Il vantaggio di utilizzare 3CX softphone per Windows è che si possono sfruttare i bassi costi della chiamate VoIP. Tra gli altri aspetti vantaggiosi legati all’utilizzo del 3CX troviamo: l’installazione semplice e veloce, il notevole risparmio sulle bollette telefoniche e sui costi di gestione delle licenze (è interamente gratuito), un’interfaccia intuitiva con dial pad e pulsanti e la possibilità di sfruttare un softphone di ultima generazione basato su uno standard aperto.
Tra le caratteristiche tecniche del telefono VoIP 3CX ricordiamo: diverse interfacce grafiche da poter scegliere a proprio piacimento, la funzione di approvvigionamento e di settaggio automatico, la funzione di trasferimento cieco, registrazione e storico delle chiamate e dei log dell’utente. Il softphone 3CX supporta inoltre i codec G.711, GSM e Speex, le cuffie Jabra e standard USB (Windows) e funziona perfettamente con i provider VoIP più comuni. Per utilizzare il softphone 3CX si deve disporre di:
1. Microsoft Windows
2. Account VoIP attraverso un contratto con un provider VoIP
3. Cuffie
4. Connessione Internet dati
3CX è infine disponibile anche come app per smartphone con sistema operativo Android o iOS.
