Lo smart working sta diventando una modalità di lavoro sempre più affermata, che potrebbe essere destinata, per alcuni, a continuare anche a emergenza sanitaria conclusa. Necessaria per poter garantire la continuazione delle attività lavorative in tempi di pandemia, la modalità di lavoro agile (smart) sta coinvolgendo sempre più italiani, impossibilitati a raggiungere il posto di lavoro per via delle restrizioni del Governo volte a impedire la diffusione del Coronavirus. Ma la produttività cambia, specialmente lavorando da casa, dove si è soggetti a tante difficoltà, prima tra tutte la mancanza di supporti e strumenti utili al proprio lavoro. Vediamo quindi quali software fanno parte del kit base per lo smart working.
I seguenti strumenti vi aiuteranno a:
- organizzare, gestire e monitorare il lavoro
- condividere e archiviare i file;
- avere accesso all’informazione giornaliera;
- comunicare con il proprio team.
Google calendar per pianificare e gestire
Google Calendar è uno strumento di planning online, una sorta di agenda che può essere utilizzata sia a livello personale, sia come azienda, mediante un caledario pubblico. Si tratta di un vero e proprio calendario sul quale si possono appuntare i meeting, le call, le ferie, i promemoria, le scadenze, ecc, che può essere consultabile da tutti, sia dal browser che da device. Tra le principali funzionalità del tool ricordiamo: la possibilità di aggiungere e condividere più calendari, ideale quando la pianificazione delle attività coinvolge più gruppi di lavoro, la possibilità di memorizzare gli eventi online, la condivisione del calendario in sola lettura o con opzione di modifica, la sincronizzazione con i dispositivi portatili come BlackBerry, iPhone e con le applicazioni per PC come Outlook di Microsoft. È inoltre possibile inserire il proprio numero di cellulare per ricevere un promemoria dell’evento sul telefonino o al proprio indirizzo e-mail.
Trello per gestire e condividere
Si tratta di uno strumento per il project management che consente di organizzare e gestire il flusso di lavoro. Utilissimo per il lavoro in squadra, Trello permette di pianificare, gestire e monitorare il lavoro mediante la creazione di bacheche virtuali condivisibili sulle quali si possono creare task da assegnare ai vari membri del team. Le task sono differenziabili per progetto, cliente o stato delle attività, inserendo commenti, indicazzioni o allegando file. Il tool consente di aggiungere dei plugin per aggiungere ulteriori funzionalità al programma. Sono disponibili più versioni di Trello: la Business Class, ad esempio, ha un costo di 9,90$ al mese, con integrazione con Google Hangouts, Mailchimp, Google Drive, ecc.
Simul News per tenersi informati
Simul News è un’edicola online di riviste e quotidiani consultabili tramite un unico software avanzato. Si tratta di un servizio essenziale per chi necessita giornalmente di una rassegna stampa aggiornata per la consultazione di più quotidiani. Simul News mette a disposizione un potente strumento di lavoro: un software sfogliatore avanzato che consente la rapida sfogliatura digitale di tutti i quotidiani e periodici da qualsiasi dispositivo. Le soluzioni di sottoscrizione sono flessibili, ci si può abbonare scegliendo sia i giornali di propio interesse, sia la durata desiderata per l’abbonamento. Le funzionalità dell’edicola online di Simul News si rivelano utili per chiunque lavori nel campo dell’informazione e della comunicazione: salvataggio degli articoli in formato .pdf e .jpg, visualizzazione delle notizie direttamente online, senza alcun download, ricerca avanzata per individuare gli argomenti o le keyword di proprio interesse, ritaglio a mano di porzioni di articoli, salvataggio preferiti, condivisione delle notizie con i coleghi, attivazione di alert per pubblicazione di argomenti monitorati, ecc.
Zoom per comunicare
Zoom sta diventando lo strumento di punta per le comunicazioni aziendali a distanza. L’interfaccia è intuitiva e il sistema non necessita della creazione di liste di contatti per mettere in comunicazione i membri appartenenti a un team di lavoro. Per fruire del servizio, basta condividere il link di partecipazione alla videochiamata (oltre al link si può accedere condividendo l’ID della chat creata per l’evento). Nella versione gratuita, le videochiamate collettive arrivano fino a un massimo di 100 partecipanti, mentre la durata massima è di 40 minuti. Zoom permette la condivisione dello schermo, delle immagini e dei contenuti.
WeTrasfer per trasferire
Comodissimo per lo scambio dei file via e-mail tra colleghi, gratuito fino a 2GB. Con WeTrasfer è possibile inviare qualsiasi tipo di file senza occupare spazio sulla casella e-mail. L’invio dei file è consentito anche in formato zip. L’utilizzo del servizio è intuitivo e semplice, basta accedere alla schermata iniziale e seguire le indicazioni. È però importante ricordare che i file condivisi rimangono a disposizione per il download per sette giorni, dopodiché verranno automaticamente eliminati.
