La fatturazione elettronica è usata in Italia sin dal 2015, ma solo nel corso dello scorso anno l’obbligo di ricorrervi ha coinvolto una elevatissima fetta delle imprese presenti nel Paese. Sono purtroppo ancora molti coloro che non sono riusciti a sfruttare al massimo questa novità, perché non possiedono un buon software per la fatturazione elettronica. Solo utilizzando gli strumenti giusti, infatti, tutti i vantaggi dati dalla fatturazione elettronica sono fruibili.

Come funzionano le fatture elettroniche

Tutti sanno cosa sia una fattura e conoscono i documenti cartacei, quelli utilizzabili fino al 1° gennaio 2019. Oggi questo tipo di documento è stato profondamente modificato: le fatture si devono produrre in uno specifico formato, XML, e devono essere inviati utilizzando il sistema di interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate. Chi ha l’obbligo di utilizzare questo tipo di documento non può fare di testa propria, ma deve utilizzare gli strumenti disponibili, oltre a un software per la fatturazione elettronica, specificatamente progettato. Questi programmi permettono di compilare il documento, di inviarlo attraverso i canali corretti, di controllare il pagamento e di archiviare la fattura, come da leggi vigenti. Si tratta quindi non solo di compilare un modulo, ma di avviare e seguire un intero processo.

Che tipo di software

La scelta del software per la fatturazione elettronica migliore dipende da una serie di fattori, tra cui la tipologia di azienda che deve acquistare il programma, così come l’esame dei prodotti disponibili in commercio. Oggi si possono infatti trovare software progettati per lo studio di un commercialista, che permettono di offrire la gestione e la produzione di fatture elettroniche anche alla clientela. Così come programmi adatti alle piccole e medie imprese, pensati in modo da essere modulari, per aggiungere funzionalità solo ove necessario. Alcuni programmi permettono anche di effettuare la conservazione delle fatture, attive e passive, secondo le norme oggi in vigore in Italia.

Come si conserva una fattura elettronica

Le fatture nel nostro Paese devono essere conservate per dieci anni, in modo che non siano modificabili nel corso del tempo. In passato era sufficiente stampare i documenti e raggrupparli per anno. Con l’avvento della fatturazione elettronica è oggi obbligatorio salvare le fattura in formato XML; la chiave della questione è la necessità di salvare questi documenti digitalmente, ma in modo che nessuno ne possa modificare il contenuto o gli attributi. Alcuni software per la fatturazione elettronica svolgono in automatico anche la funzione di conservazione, acquisendo le fatture passive dal sistema di interscambio e aggiungendole alle fatture attive.

Compilare una fattura elettronica

I programmi appositamente progettati per la gestione delle fatture elettroniche permettono di predisporre dei data base dei clienti; questo consente di verificare passo passo la compilazione dei documenti, così come di automatizzarne alcune parti. Inoltre, tali software seguono l’invio dei documenti al Sistema di Interscambio, controllando che vada a buon fine, o ripentendolo ove necessario. Sono disponibili anche programmi in grado di verificare i pagamenti da parte del cliente, inviando lettere di sollecito in caso di ritardi ingiustificati.